Att byta styrelse i sin förening

För att administrera er förening hos Sverok så behöver minst en person i styrelsen ha tillgång till eBas. När ni byter styrelse är det viktigt att den nya styrelsen får tillgång till systemet. Detta är särskilt viktigt om den/de som redan har tillgång slutar i styrelsen. 

Titta först på vem eller vilka som har tillgång till eBas och se om ni behöver lägga till eller ta bort några användare.  

Ni lägger enkelt till nya användare i eBas genom att:

1. Klicka på fliken “Övrigt” 

2. Klicka sedan på “Användare” bland menyvalen.

3. Tryck sedan på knappen “Ny användare” och lägg till uppgifterna som behövs.  

4. Tänk även på att ta bort den eller de personer som inte längre är med i styrelsen.

Det är även viktigt att titta på vem som står som kontaktperson till Sveroks kansli i eBas. Om den som är kontaktperson slutar i styrelsen så behöver ni bestämma en ny kontaktperson och ändra det i eBas.

Ni uppdaterar kontaktperson genom att:

1. Logga in i eBas
2. Klicka på “Föreningens uppgifter” i menyn. 
3. Klicka på “Grunduppgifter”.
4. Scrolla ned till “Kontaktuppgifter”.
5. Fyll i föreningens nya kontaktpersons uppgifter här.
6. Scrolla längst ned på sidan och klicka på “Spara”.

Ett slutgiltigt tips är att gå igenom allt på årsmötet så blir det gjort snabbt och den gamla styrelsen

Utöver eBas har ni kanske andra plattformar för er förening. Det kan vara, till exempel, sociala medier, mail och google drive 

Här är det viktigt att ni tänker på att ha en hållbar och säker överlämning av dessa uppgifter. I dagens digitala samhälle är det extra viktigt med säkra rutiner och lösenordshantering.

Att lämna över via till exempel mail, sms, gemensamma plattformar som ett kalkylblad kan vara riskabelt så fundera tillsammans igenom hur ni på bästa sätt för över denna känsliga information. Det kanske är lättast att göra det skriftligt under årsmötet? Eller använda en add-on som exempelvis Googles egna lösenordssparningssystem.

Vissa plattformar har en så kallad tvåfaktorsauthenticator. Det innebär att en användare måste skicka en kod eller godkänna i en app för att en ny person skall kunna logga in. Tänk på att även lämna över sådana befogenheter till någon i den nya styrelsen. 

Ha även i åtanke att den/de personer som lämnar styrelsen kan vara svåra att få tag på i efterhand. Ha därför en tydlig rutin för överlämnande av inloggningsuppgifter förberedd i föreningen. Det kan vara bra att ha en lista på platser (exempelvis: eBas, mail och Instagram) som behöver inloggningsuppgifter för att se till att ni inte missar något. Tänk bara på att inte förvara lösenord tillsammans online med en sådan lista. 

När man byter styrelse och framför allt kassör så är det viktigt att tänka på vem som skall stå på ert bankkonto och därigenom vara firmatecknare. 

Det är viktigt att man alltid skriver att hela styrelsen tecknar firman, men det är lämpligt att utse minst 1, men helst 2 personer som är firmatecknare för er förening. En firmatecknare är alltså den person (eller de personer) som har juridisk rätt att skriva under avtal, öppna bankkonton och företräda föreningen i dessa sammanhang. Om ni använder ett privatkonto för föreningen, så är detta mest en formalitetspunkt, då kan ni se det som att ni utser vem som har det främsta ansvaret för bankkontot helt enkelt.

Kolla på denna Youtube-video för instruktioner kring hur ni registrerar ett bankkonto i eBas. När ni har bytt firmatecknare måste ni helt enkelt göra om den här rutinen:

När ni byter styrelse är det bra att fundera på om det finns andra saker som den nya styrelsen behöver veta. Det kan vara era erfarenheter som tidigare styrelse. Dokument ni har tagit fram, framgångsrika upplägg på event eller aktiviteter i föreningen, bildbank eller kanske om ni har någon extra bra kontaktperson på till exempel Sverok. 

Ett tips är att samla sådana i ett gemensamt dokument eller plattform. Detta för att det ska vara enkelt för den gamla styrelsen att lämna över dessa dokument till den nya. 

Man kan till exempel samla det på Google Drive, föra över dokumenten via mail eller Discord. Det som kan vara viktigt är att dokumenten kommer till den nya styrelsen på ett smidigt och samlat sätt för att underlätta. Kom ihåg att aldrig lämna över personuppgifter eller spara dem externt, på grund av GDPR.

Kom överens i styrelsen hur ni vill spara och föra över era dokument och underlag för framtida styrelser. Ni gör det som passar er bäst. 

Ett tips är att ladda upp dokumenten i eBas. I eBas finns en plats där ni som föreningar kan ladda upp dokument. Denna plats är till för er som förening och inget som Sveroks kansli granskar eller tittar på. För att ladda upp ett dokument går ni till fliken “Filarkiv” bland menyvalen till höger i eBas. Där kan ni enkelt ladda upp dokument som ni vill spara till kommande styrelser. 

När ni utökar er styrelse med nya  kan det vara mycket för den nya ledamoten att ta in och lära sig. Ni har kanske jobbat ihop länge i den gamla styrelsen och mycket kan kännas självklart. Då är det viktigt att introducera den nya ledamoten på ett bra sätt.

Ett sätt är att skapa ett “välkommen till styrelsen” dokument där man skriver ner det viktigaste man behöver veta. Det kan vara, hur ofta och på vilket sätt ni har styrelsemöten, vilka digitala platser och plattformar hen behöver få tillgång till, länkar till olika system ni använder som till exempel Sveroks tutorials kring eBas på Youtube, om ni har en kommunikationspolicy, eller annat som hör till ert styrelsearbete.