Arrangera
Att arrangera evenemang och aktiviteter är en viktig del av att vara en Sverokförening, men det kan kännas utmanande och kräva mycket tid och resurser. Därför arbetar vi ständigt för att göra det lite lättare för våra föreningar.
Arrangemangsmodulen
Alla medlemsföreningar har tillgång till arrangemangsfunktionen i eBas. Genom att lägga
upp arrangemangen i eBas direkt kan ni sköta betalningar och kontaktuppgifter på ett
tryggt och säkert sätt. Era evenemang hamnar också på Sverok.se för alla att se.
För att kunna använda alla funktioner i modulen så behöver den aktiveras åt er. Kontakta
info@sverok.se
Vi har samlat tips för att hjälpa din förening bli en bättre arrangör. Enkla tips som handlar om att planera smart, skaffa pengar och få fler att hjälpa till. De tre nycklarna är: organisera, finansiera och engagera – för ett toppen event!
Organisera
Att arrangera är roligt! Men för att det ska bli det är det viktigt att det finns en tydlig plan så att alla vet vad de ska göra och jobbar mot ett gemensamt mål. Här är några tips för att göra planeringsarbetet tydligt och effektivt.
- Skapa en tydlig struktur och bestäm vem som gör och ansvarar för vad
- Se till att alla är uppdaterade med ny information så att de känner sig involverade
- Var redo att anpassa er efter oväntade förändringar och nya förutsättningar
Läs mer om att organisera
- Skapa en tidsplan för arrangemanget där all planering och förberedelser finns med. Skriv in vad som ska göras när och följ upp med jämna mellanrum för att kolla att det som ska göras blir gjort.
- Fördela arbetsuppgifterna i gruppen och ge alla som deltar möjlighet att ta ansvar och bidra med sin kompetens.
- Stäm av regelbundet genom möten, e-post, sociala media eller andra plattformar som ni använder i föreningen.
- Samarbeta med andra föreningar, organisationer och partners för att dra nytta av deras kunskap och resurser.
- Planera medvetet för att skapa en trygg miljö där alla deltagare och funktionärer känner sig välkomna och trygga. Inget arrangemang blir bra utan en inkluderande och respektfull atmosfär, och den börjar ni bygga redan på planeringsstadiet.
- Fundera på hur ni kan göra arrangemanget så tillgängligt som möjligt och vilka alternativ ni kan erbjuda som underlättar deltagande för så många som möjligt. Här finns en Checklista för tillgänglighet att ta hjälp av.
- Var noga med att ta tid efteråt för att utvärdera hur det gick. Fira det som gick bra men fundera även på vad som kan förbättras till nästa gång. Använd utvärderingen för att lära och växa som arrangör.
Finansiera
Ibland behövs det pengar för att genomföra ett arrangemang. Ni kan såklart använda föreningsbidraget från Sverok, men om det behövs mer pengar för att förverkliga era idéer så har vi några tips på hur ni kan gå tillväga
- Skapa en tydlig budget med förväntade kostnader och intäkter
- Kontakta ert Sverokdistrikt och fråga om de har några bidrag ni kan söka
- Sälj biljetter eller ha en rimlig deltagaravgifter till eventet
Läs mer om att finansiera
- Kontakta företag, organisationer eller privatpersoner som kan vara intresserade av att sponsra arrangemanget. Erbjud fördelar som exponering eller marknadsföring för att öka deras intresse.
- Organisera olika typer av insamlingar, till exempel crowdfunding-kampanjer, välgörenhets-streams eller liknande för att samla in pengar
- Samarbeta med andra organisationer eller föreningar för att dela på kostnader och resurser.
- Jobba på att bygga långsiktiga partnerskap med företag eller organisationer som delar era värderingar och kan erbjuda ekonomiskt stöd eller andra resurser.
- Designa och sälj föreningsrelaterade merch-produkter som exempelvis t-shirts, muggar eller pins för att generera extra intäkter. Som Sverokmedlem har din förening möjlighet att få hjälp med tryck och rabatt på inköp av föreningsmerch.
Ett bra tillfälle att arrangera är under Spellovet, som hålls varje år mellan vecka 43-45! Läs mer här!
Engagera
Att arrangerandet blir både roligare och bättre om fler vill delta och bidra till arbetet. Här kommer några tips om hur ni i din förening kan engagera medlemmarna att vara med i planeringen och genomförandet av föreningens arrangemang.
- Arbeta aktivt för att skapa en inkluderande och välkomnande atmosfär. Det är viktigt att alla medlemmar känner sig värdefulla och delaktiga i föreningens arrangörsarbete
- Informera om vilka roller och uppgifter som finns tillgängliga och hur medlemmar kan engagera sig
- Försök att se till att det finns en variation av uppgifter och ansvarsområden inom arrangörsarbetet som passar för olika intressen och kompetenser som era medlemmar kan ha
Läs mer om att engagera
- Var tydliga med att ingen behöver vara en expert från början och erbjud gärna utbildning och stöd till medlemmarna för att bygga upp både deras kompetens och självförtroende som arrangörer.
- Uppmuntra medlemmarna att pröva på. Ett bra sätt att få människor att vilja prova är att se till att det finns små och enkla uppgifter att göra som är lätta att tacka ja till.
- Fördela ansvar och uppdrag för att främja delaktighet och engagemang. Ge medlemmarna möjlighet att ta egna initiativ och bidra med sin expertis.
- Skapa möjligheter för erfarenhetsutbyte genom att exempelvis ordna regelbundna möten, workshops eller evenemang där medlemmarna kan utbyta erfarenheter och idéer kring arrangörsarbete.
- Visa upp och fira framgångarna inom arrangörsarbetet för att uppmuntra och inspirera fler medlemmar att engagera sig. Ni kan till exempel dela nyheter och bilder på sociala medier eller berätta om medlemmarnas betydande insatser i föreningens verksamhetsberättelse.
- Skapa en rolig och social miljö genom att till exempel ordna sociala aktiviteter, som fester, spelkvällar eller utflykter, där medlemmarna kan lära känna varandra och bygga starka relationer. En positiv och rolig atmosfär bidrar till ökat engagemang.
- Visa uppskattning och ge erkännande för medlemmarnas insatser. Det kan vara genom att ge utmärkelser, skicka tackbrev eller ordna en avslutningsceremoni där alla fina prestationer lyfts fram.