Extrainsatt Årsmöte: Såhär gör ni i er förening.

Ibland räcker inte det ordinarie årsmötet. Kanske missades en viktig punkt, eller så har det uppstått frågor som kräver ett medlemsbeslut för att ändra föreningens stadgar. Eller så vill man ta ett större organisatoriskt beslut som påverkar alla medlemmar. I dessa fall behöver styrelsen kalla till ett extrainsatt årsmöte.

Ett extrainsatt årsmöte liknar det ordinarie årsmötet, särskilt när det gäller kallelsen (inbjudan). Om ni använder Sveroks standardstadgar ska inbjudan skickas ut senast två veckor innan mötet äger rum.

Precis som vid det vanliga årsmötet ska samtliga medlemmar i föreningen bjudas in. Under mötet förs ett protokoll som dokumenterar alla beslut. Protokoll betyder alltså ett dokument där man antecknar det som beslutas under mötet. Protokollet ska därefter signeras, antingen för hand eller digitalt via eBas. Det signerade protokollet laddar ni sedan upp i eBas under Årsmöte > Årsmöteshandlingar > Signerat årsmötesprotokoll.

Vad skiljer ett extra årsmöte från ett ordinarie?

Den största skillnaden är att ni bara behandlar de specifika punkter som är anledningen till mötet. Om syftet till exempel är att justera en revisionsberättelse och besluta om ansvarsfrihet, är det bara dessa frågor som tas upp. Man har också alltid med formalitetspunkter i protokollet, som till exempel ”mötet öppnas” och ”mötet avslutas”.

Varför är det viktigt att kalla till ett extrainsatt årsmöte?

Om ni har glömt något som står med i era stadgar eller vill göra större förändringar som påverkar alla medlemmar, är det extra årsmötet avgörande för föreningsdemokratin. Genom att bjuda in alla medlemmar istället för att bara ta beslutet i styrelsen, säkerställer ni att alla får information och möjlighet att rösta i viktiga frågor.

Checklista inför mötet:

• Kontrollera era stadgar. Om ni har äldre eller egna stadgar kan reglerna för extrainsatt årsmöte skilja sig från Sveroks standardstadgar. Ni hittar era stadgar i eBas under Grunduppgifter > Stadgar.

• Läs feedback från Sverok. Har ni fått underkända årsmöteshandlingar? Orsaken finns ofta i eBas under Årsmöte > Årsmöteshandlingar. Scrolla ner till ”Motivering till underkännande” för att se vad ni behöver fixa.

• Kolla på dagordningen. Se till att alla formalitetspunkter och de specifika punkterna ni behöver ta upp finns med i dagordningen innan kallelsen skickas ut.

Om ni behöver mer hjälp så kan ni alltid ta kontakt med oss via mail på info@sverok.se